Система позволяет вести учет полного цикла закупочной деятельности предприятия, хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах и в подразделениях, а также отпускаТМЦ в производство и сторонним организациям.

Функции системы «Коммерческая служба»

• Ведение плановых нормативов:
• Регистрация плановых потребностей производства на год с разбивкой по месяцам;
• Контроль закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по плановым нормативам, остатков планируемых ТМЦ и выдач ТМЦ конечному потребителю.

• Учет внеплановых потребностей производства:
• Регистрация внеплановых потребностей;
• Визирование и согласование внеплановых потребностей с уполномоченными сотрудниками компании;
• Хранение истории изменения внеплановых потребностей в ТМЦ.

• Регистрация и обработка заявок на приобретение ТМЦ:
• Автоматическое формирование заявок на основании плановых нормативов;
• Формирование заявок на основании внеплановых потребностей производства в ТМЦ;
• Визирование и обработка заявок уполномоченными сотрудниками;
• Отслеживание статуса заявок (от создания заявки до поставки товара на склад и конечному потребителю);
• Хранение истории изменения заявки;

• Учет договоров:
• Регистрация договоров и дополнений с поставщиками ТМЦ;
• Включение в дополнения заявок на приобретение ТМЦ;
• Составление расписаний поставок, отслеживание сроков отгрузки товара со складов поставщика, времени товара в пути, поставки товара на склады;
• Составление расписаний платежей, отслеживание оплат по договорам;

• Приходование ТМЦ на склады:
• Регистрация документов, сопровождающих поставку товара по заключенным договорам (накладных, инвойсов и т.д.);
• Формирование приходных ордеров, с указанием складских мест, на которых будут храниться ТМЦ, печать Приходных ордеров;
• Составление коммерческих актов, учет ТМЦ на ответственном хранении;
• Транзитное приходование ТМЦ;

• Контроль товаров на складах:
• Возможность создания любого количества складов, создания на каждом складе собственной уникальной иерархической структуры мест хранения.
• Просмотр истории каждого места хранения (остаток ТМЦ, все приходы и расходы ТМЦ с данного места хранения)
• Расход ТМЦ со складов – формирование документов по отпуску ТМЦ со сладов, с указанием мест хранения, с которых выдаются ТМЦ.
• Возможность просмотра информации и операций по ТМЦ с момента регистрации заявки до ее выдачи со склада (по какой заявке, договору, заказу, приходному ордеру поступила ТМЦ).
• Внутренние перемещения по складу и перемещения между складами;
• Инвентаризация.

• Учет ТМЦ на подотчете у материально ответственных лиц (МОЛ) в цехах (учет прихода ТМЦ со складов комбината, перемещения ТМЦ между подотчетными лицами, преобразование одних ТМЦ в другие по производственным актам, списание ТМЦ и т.д.).
• Система оповещения – происходит автоматическая рассылка по электронной почте напоминаний уполномоченным сотрудникам компании о необходимости электронного визирования потребностей, заявок на приобретение ТМЦ и других документов системы. Отправка сообщений по электронной почте о поступлении на склады компании заказанных ТМЦ.
• Ведение справочников, единых для всей системы.
• Формирование отчетов.

Краткое описание основной функциональности системы «Коммерческая служба»

Для закупки ТМЦ на предприятие в системе необходимо предварительно зарегистрировать плановую или внеплановую потребность. Система не позволяет производить закупки ТМЦ без утвержденных ответственными сотрудниками предприятия потребностей в ТМЦ (плановых или внеплановых).

Ниже представлен интерфейс пользователя для регистрации плановых потребностей комбината, а именно, перечень планируемых ТМЦ, которые необходимы для производства продукции в июле 2007 г (Рисунок 1 ).

Рисунок 1

Помимо плановых потребностей в ТМЦ сотрудники цехов могут регистрировать в системе внеплановые потребности в ТМЦ. Пример внеплановых потребностей в ТМЦ представлен на рис.2. Перед тем как на основании потребности сформировать заявку на закупку требуемых ТМЦ, потребность проходит визирование у ответственных сотрудников комбината, перечисленных в листе согласования потребности (Рисунок 2 ).

Рисунок 2

На основании зарегистрированных в системе плановых и внеплановых потребностей инженеры службы снабжения формируют заявки на закупку ТМЦ, которые в последствии включают в договора и дополнения. Пример заявок, сформированных на основании потребности в ТМЦ, представлен на Рис.2 в нижней правой части экрана.

Система «Коммерческая служба» позволяет вести учет договоров на поставку ТМЦ, дополнений и расписаний поставок, заключенных с поставщиками (Рисунок 3 ). На рис.3 представлено окно с перечнем договоров, заключенных с поставщиками ТМЦ (правая верхняя часть экрана), окно детального просмотра одного из договоров (правая средняя часть экрана) и окно с детальным просмотром дополнения по договору (правая нижняя часть экрана). Система позволяет включать в договора только те ТМЦ, на которые существуют заявки на закупку ТМЦ. При этом система контролирует, чтобы количество ТМЦ включенное в дополнения не превышало количества ТМЦ указанного в заявках.

Рисунок 3

При поступлении ТМЦ на предприятие инженеры снабжения регистрируют в системе фактическую поставку, в которой указывают данные из сопроводительных документов (накладных, инвойсов и т.д.) (Рисунок 4 ). На основании фактической поставки в системе формируются приходные ордера, с указанием складских мест, на которых будут храниться ТМЦ.

Рисунок 4

Структуру складского хозяйства создают в системе сотрудники складов. Система позволяет создавать любое количество складов, на каждом складе создавать собственную уникальную иерархическую структуру мест хранения ().

Рисунок 5

После приходованния на склад ТМЦ передаются в цеха предприятия по требованиям-накладным (Рисунок 6 ), лимитно-заборным картам (Рисунок 7 ), выдаются сторонним организациям по накладным на отпуск материалов на сторону (Рисунок 8 ), а также списываются или приходуются по актам списания, инвентаризационным описи и другим документам. При выдаче ТМЦ со складов в системе указывается место хранения, с которого это ТМЦ списывается, что обеспечивает связь расхода ТМЦ с приходным ордером.

Рисунок 6

Рисунок 7

Рисунок 8

По каждой ТМЦ система позволяет просматривать информацию о наличии на складе, истории движения ТМЦ и другую интересующую пользователя информацию (Рисунок 9 ).

Рисунок 9

Благодаря связи расхода с приходным ордером, приходного ордера с фактической поставкой, фактической поставки с договором, договора с заявками, заявок с потребностями в ТМЦ система позволяет контролировать весь цикл закупочной деятельности от создания потребности до списания ТМЦ с баланса предприятия.

Система обеспечивает разграничение прав доступа пользователей к хранящейся информации. Так, например, сотрудник склада имеет доступ только к документам своего склада, инженер снабжения может работать только с документами, содержащими ТМЦ, за которое он ответственен и т.д.

Система позволяет формировать различные отчеты, отображающие информацию об остатках и движении ТМЦ в количественном и денежном выражении (Рисунок 10 ).

Рисунок 10