Система позволяет вести учет полного цикла закупочной деятельности предприятия, хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах и в подразделениях, а также отпускаТМЦ в производство и сторонним организациям.
Функции системы «Коммерческая служба»
- Ведение плановых нормативов:
- Регистрация плановых потребностей производства на год с разбивкой по месяцам;
- Контроль закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по плановым нормативам, остатков планируемых ТМЦ и выдач ТМЦ конечному потребителю.
- Учет внеплановых потребностей производства:
- Регистрация внеплановых потребностей;
- Визирование и согласование внеплановых потребностей с уполномоченными сотрудниками компании;
- Хранение истории изменения внеплановых потребностей в ТМЦ.
- Регистрация и обработка заявок на приобретение ТМЦ:
- Автоматическое формирование заявок на основании плановых нормативов;
- Формирование заявок на основании внеплановых потребностей производства в ТМЦ;
- Визирование и обработка заявок уполномоченными сотрудниками;
- Отслеживание статуса заявок (от создания заявки до поставки товара на склад и конечному потребителю);
- Хранение истории изменения заявки;
- Учет договоров:
- Регистрация договоров и дополнений с поставщиками ТМЦ;
- Включение в дополнения заявок на приобретение ТМЦ;
- Составление расписаний поставок, отслеживание сроков отгрузки товара со складов поставщика, времени товара в пути, поставки товара на склады;
- Составление расписаний платежей, отслеживание оплат по договорам;
- Приходование ТМЦ на склады:
- Регистрация документов, сопровождающих поставку товара по заключенным договорам (накладных, инвойсов и т.д.);
- Формирование приходных ордеров, с указанием складских мест, на которых будут храниться ТМЦ, печать Приходных ордеров;
- Составление коммерческих актов, учет ТМЦ на ответственном хранении;
- Транзитное приходование ТМЦ;
- Контроль товаров на складах:
- Возможность создания любого количества складов, создания на каждом складе собственной уникальной иерархической структуры мест хранения.
- Просмотр истории каждого места хранения (остаток ТМЦ, все приходы и расходы ТМЦ с данного места хранения)
- Расход ТМЦ со складов – формирование документов по отпуску ТМЦ со сладов, с указанием мест хранения, с которых выдаются ТМЦ.
- Возможность просмотра информации и операций по ТМЦ с момента регистрации заявки до ее выдачи со склада (по какой заявке, договору, заказу, приходному ордеру поступила ТМЦ).
- Внутренние перемещения по складу и перемещения между складами;
- Инвентаризация.
- Учет ТМЦ на подотчете у материально ответственных лиц (МОЛ) в цехах (учет прихода ТМЦ со складов комбината, перемещения ТМЦ между подотчетными лицами, преобразование одних ТМЦ в другие по производственным актам, списание ТМЦ и т.д.).
- Система оповещения – происходит автоматическая рассылка по электронной почте напоминаний уполномоченным сотрудникам компании о необходимости электронного визирования потребностей, заявок на приобретение ТМЦ и других документов системы. Отправка сообщений по электронной почте о поступлении на склады компании заказанных ТМЦ.
- Ведение справочников, единых для всей системы.
- Формирование отчетов.
Краткое описание основной функциональности системы «Коммерческая служба»
Для закупки ТМЦ на предприятие в системе необходимо предварительно зарегистрировать плановую или внеплановую потребность. Система не позволяет производить закупки ТМЦ без утвержденных ответственными сотрудниками предприятия потребностей в ТМЦ (плановых или внеплановых).
Ниже представлен интерфейс пользователя для регистрации плановых потребностей комбината, а именно, перечень планируемых ТМЦ, которые необходимы для производства продукции в июле 2007 г (Рисунок 1 ).
Рисунок 1
Помимо плановых потребностей в ТМЦ сотрудники цехов могут регистрировать в системе внеплановые потребности в ТМЦ. Пример внеплановых потребностей в ТМЦ представлен на рис.2. Перед тем как на основании потребности сформировать заявку на закупку требуемых ТМЦ, потребность проходит визирование у ответственных сотрудников комбината, перечисленных в листе согласования потребности (Рисунок 2 ).
Рисунок 2
На основании зарегистрированных в системе плановых и внеплановых потребностей инженеры службы снабжения формируют заявки на закупку ТМЦ, которые в последствии включают в договора и дополнения. Пример заявок, сформированных на основании потребности в ТМЦ, представлен на Рис.2 в нижней правой части экрана.
Система «Коммерческая служба» позволяет вести учет договоров на поставку ТМЦ, дополнений и расписаний поставок, заключенных с поставщиками (Рисунок 3 ). На рис.3 представлено окно с перечнем договоров, заключенных с поставщиками ТМЦ (правая верхняя часть экрана), окно детального просмотра одного из договоров (правая средняя часть экрана) и окно с детальным просмотром дополнения по договору (правая нижняя часть экрана). Система позволяет включать в договора только те ТМЦ, на которые существуют заявки на закупку ТМЦ. При этом система контролирует, чтобы количество ТМЦ включенное в дополнения не превышало количества ТМЦ указанного в заявках.
Рисунок 3
При поступлении ТМЦ на предприятие инженеры снабжения регистрируют в системе фактическую поставку, в которой указывают данные из сопроводительных документов (накладных, инвойсов и т.д.) (Рисунок 4 ). На основании фактической поставки в системе формируются приходные ордера, с указанием складских мест, на которых будут храниться ТМЦ.
Рисунок 4
Структуру складского хозяйства создают в системе сотрудники складов. Система позволяет создавать любое количество складов, на каждом складе создавать собственную уникальную иерархическую структуру мест хранения ().
Рисунок 5
После приходованния на склад ТМЦ передаются в цеха предприятия по требованиям-накладным (Рисунок 6 ), лимитно-заборным картам (Рисунок 7 ), выдаются сторонним организациям по накладным на отпуск материалов на сторону (Рисунок 8 ), а также списываются или приходуются по актам списания, инвентаризационным описи и другим документам. При выдаче ТМЦ со складов в системе указывается место хранения, с которого это ТМЦ списывается, что обеспечивает связь расхода ТМЦ с приходным ордером.
Рисунок 6
Рисунок 7
Рисунок 8
По каждой ТМЦ система позволяет просматривать информацию о наличии на складе, истории движения ТМЦ и другую интересующую пользователя информацию (Рисунок 9 ).
Рисунок 9
Благодаря связи расхода с приходным ордером, приходного ордера с фактической поставкой, фактической поставки с договором, договора с заявками, заявок с потребностями в ТМЦ система позволяет контролировать весь цикл закупочной деятельности от создания потребности до списания ТМЦ с баланса предприятия.
Система обеспечивает разграничение прав доступа пользователей к хранящейся информации. Так, например, сотрудник склада имеет доступ только к документам своего склада, инженер снабжения может работать только с документами, содержащими ТМЦ, за которое он ответственен и т.д.
Система позволяет формировать различные отчеты, отображающие информацию об остатках и движении ТМЦ в количественном и денежном выражении (Рисунок 10 ).
Рисунок 10