Документооборот и учет авансовой отчетности Areports

Компания DHL - мировой лидер в области экспресс-доставки и перевозки грузов наземным и воздушным транспортом. DHL вышла на рынок России в 1984 году. В нашей стране компания ведет деятельность в лице ЗАО «ДХЛ Интернешнл». Бизнес компании активно развивается, офисы и отделения DHL открыты по всей России от Калининграда до Владивостока.

Необходимость создания системы

В связи со спецификой деятельности компании многим ее сотрудникам приходится регулярно совершать деловые поездки. Расходование средств в командировках требует тщательного учета в связи с необходимостью его отражения в бухгалтерии компании. Каждому сотруднику, совершившему командировочные, представительские или хозяйственные расходы, приходится заполнять большое количество бумаг (авансовые отчеты, сопутствующие документы, справки и т.д.). Заполнение и обработка так называемых авансовых документов превратились в серьезную проблему для компании. На первый взгляд простая процедура оформления командировочных документов привела к увеличению объема работ как у командированных сотрудников, так и у бухгалтерии компании. Специально выделенный сотрудник бухгалтерии занимался постоянной проверкой, поиском ошибок, их исправлением, переделкой авансовых отчетов, расчетом проводок и ручным вводом данных в систему финансового учета, разработанную компанией SUN Microsystems.

История проекта

К концу 2007 года стало очевидно, что без решительных мер по автоматизации документооборота авансовой отчетности не обойтись. Компания DHL инициировала проект по разработке системы подготовки и учета авансовых документов.

Мы были приглашены к участию в проекте в феврале 2008 года. В сжатые сроки требовалось разработать несложную систему, которая должна была состоять из простого редактора авансовых отчетов и модуля выгрузки данных в систему финансового учета. И мы, и Заказчик были полны оптимизма и уверенности в том, что за пару месяцев все сделаем и внедрим. Однако при разработке Технического Задания, совместно с Заказчиком мы пришли к выводу, что на самом деле требуется довольно серьезная система документооборота со своими маршрутами движения авансовых отчетов и других бумаг, с автоматическими проверками и подтверждением отчетов, их коррекцией и прочими вариантами обработки. Необходимо было интегрировать будущую систему в информационное пространство DHL. Требовалась взаимосвязь со справочниками в других системах, передача данных в систему финансового учета. Естественно, при разработке мы должны были поддерживать корпоративный стандарт DHL в части технологий, применяемых для разработки ПО.

Описание проблемы

Основные проблемы, которые должна была решить будущая система:

Во-первых, требовала решения проблема некорректного составления документов. Сотрудники компании часто не знали, какие документы, когда и каким образом составлять. В результате возникали ошибки, заполнялись неверные данные, документы составлялись не в том порядке, указывались некорректные даты и пр. В случае если где-то была допущена ошибка, документы возвращались автору. При этом возвращаемый документ мог быть уже кем-то подписан. Документ вновь составлялся и проходил весь путь утверждения.

Во-вторых, имелась проблема, связанная с ручной обработкой авансовых документов. Сотрудникам бухгалтерии приходилось вручную осуществлять расчеты, проводить проверки и вручную заносить данные в систему финансового учета. В результате чего возникали ошибки.

В-третьих, процесс документооборота усложнял тот факт, что компания имеет территориально-распределенную структуру. Поэтому в случае, если отчетные документы составлялись сотрудником офиса, удаленного от Москвы, передача документа в бухгалтерию и его возврат осуществлялся средствами внутренней почты, что затягивало процесс документооборота.

В четвертых, в виду большого числа сотрудников Российского отделения компании, работающих на всей территории страны, было невозможно получить своевременную отчетность от сотрудников по выданным авансам. А несвоевременная подготовка авансовых документов влекла за собой ряд других проблем в бухгалтерской отчетности компании.

В результате создания и внедрения системы мы смогли добиться ухода от бумажного учета, значительного сокращения времени на составление и обработку данных, уменьшения частоты возникновения пользовательских ошибок, упростился сам процесс документооборота.

Предложенное решение, используемые технологии

Архитектура разработанной системы базируется на использовании:

  • СУБД MS SQL 2005
  • MS IIS 6
  • ASP.NET
  • AJAX

Использование указанных технологий обусловлено выбором Заказчика, так как на данных технологиях построена почти вся информационная инфраструктура компании. Выбранная архитектура удобна для поддержки силами IT-подразделения DHL без привлечения сторонних организаций.

Принцип построения системы

Пользователи системы объединены в группы, за которыми закреплены свои роли в системе (бухгалтер, менеджер, подотчетное лицо, супервизор, менеджер по финансовому учету, администратор, сотрудник отдела кадров).

Функции системы

  1. Ввод и хранение в системе авансовых документов (электронные формы созданных документов и отсканированные копии отчетной документации);
  2. Электронное согласование авансовых документов. Ведение статусов документов, определяющих их текущее состояние («Утвержден», «Отклонен», «Распечатан» и пр.);
  3. Вывод на печать всех форм авансовых документов;
  4. Формирование отчетов установленной формы;
  5. Выгрузка данных по авансовым отчетам в систему финансового учета;
  6. Ведение и постоянная синхронизация справочников с системами Заказчика (системой учета персонала UMS и др.);
  7. Обеспечение распределения прав доступа к данным.

Описание системы

Система предназначена для пользователей с различными обязанностями в компании. Сотрудник, совершивший командировку, представительские или хозяйственные расходы (подотчетное лицо), обязан заполнить набор авансовых документов, причем каждое мероприятие предусматривает подготовку своего пакета документов.

Документооборот

Указав в системе вид мероприятия, пользователь без труда может создать весь необходимый пакет документов. Каждый документ формируется при помощи пошагового заполнения необходимых полей. В зависимости от указанного вида мероприятия пользователю предлагается к заполнению соответствующий список документов.

На рисунке 1 «Управление Событием в рамках командировки» «Управление Событием в рамках командировки» представлен скриншот окна системы для лица, планирующего совершить командировочные расходы.

Рисунок 1 Управление Событием в рамках командировки

Рисунок 1 «Управление Событием в рамках командировки»

После создания документа пользователь через свой интерфейс направляет документ на утверждение другим пользователям (утверждающим лицам). Так как каждый документ утверждается разными сотрудниками DHL, то в системе прописан свой маршрут согласования для каждого документа. Система позволяет настраивать маршруты движения документов. Проще говоря, если ранее необходимо было обежать с бумажным документом нескольких сотрудников, утверждающих отчеты, и получить их подпись, то теперь документ в электронном виде автоматически перенаправляется по цепочке ко всем утверждающим лицам. В системе реализован механизм хранения истории движения каждого документа, поэтому пользователь может отследить, где и в каком состоянии находится документ.

Для удобства сотрудников система обеспечивает отправку уведомлений об ожидающих документах на электронную почту пользователя.

После отправки документа на утверждение он появляется в интерфейсе утверждающего лица (бухгалтера, менеджера и.т.д.). Для просмотра и утверждения документов достаточно перейти по соответствующей ссылке. У каждого сотрудника есть возможность оставить комментарий к документу, который смогут увидеть все участники цепочки утверждения, включая автора документа.

На рисунке 2 «Перечень входящих документов менеджера» «Перечень входящих документов менеджера» отображен список документов, ожидающих действий со стороны менеджера.

Рисунок 2 Перечень входящих документов менеджера

Рисунок 2 «Перечень входящих документов менеджера»

Документы могут быть либо утверждены, либо отклонены. В случае если документ не был утвержден, то он автоматически будет перенаправлен автору для исправления ошибок. Автор документа через свой интерфейс может внести изменения в документ и вновь отправить на утверждение.

Печать документов

Система позволяет выводить на печать все документы, которые формируются сотрудниками DHL. После того как пакет документов корректно составлен и утвержден в электронном формате, пользователь может распечатать документы. Таким образом, теперь сотрудник должен всего один раз собирать подписи на бумажных документах.

Печатные формы документов основаны на легко изменяемых шаблонах в формате PDF. В системе предусмотрена возможность вывода на печать и отдельных документов, и пакетная печать всех утвержденных документов в рамках одного события, связанного с расходом средств.

Хранение скан-копий

Система позволяет загружать отсканированные копии первичных документов (чеков, квитанций и пр.), которые в свою очередь будут доступны для просмотра утверждающим лицам из интерфейса системы.

Формирование отчетов

В системе предусмотрена возможность формирования отчетности в различных разрезах на основании информации из зарегистрированных авансовых отчетах. Отчеты в системе формируются с использованием технологии OLAP, пользователю предоставляется возможность самостоятельного формирования отчетов с разной степенью детализации. Собранные отчеты можно сохранять для последующего использования, загружать ранее созданные отчеты, экспортировать их в Excel и выводить на печать.

Дополнительные возможности системы

Ведение справочников системы. Разработанная система обеспечивает ведение справочников, содержащих всю необходимую информацию о сотрудниках, видах расходов, курсах валют, бухгалтерских счетах, настройках системы, странах, регионах, городах и пр. Все справочники системы могут обновляться из интерфейса системы или из внешних систем.

Отображение подсказок. Система обеспечивает пользователю удобный интерфейс для работы с документами. При создании любого из документов на каждой странице (вкладке) мастера создания документа отображается текстовая подсказка по заполнению полей документа. Подсказки позволяют сотрудникам максимально быстро создавать авансовые документы.

Делегирование полномочий. Система позволяет пользователям передавать на определенный срок полномочия на создание или утверждение авансовых документов другому пользователю. Лицу, получившему полномочия по доверенности, перенаправляются все электронные письма, связанные с делегированной ему ролью от лица, делегировавшего полномочия.

Поддержка многоязыкового интерфейса системы

В процессе разработки системы были заложены функциональные возможности по использованию многоязыкового интерфейса системы. В данный момент система локализована для англо-говорящих сотрудников компании.

Модуль администратора

Система предоставляет развитый модуль администрирования. В частности обеспечивается:

Ведение журнала действий, в который записываются наиболее важные действия администратора в системе: регистрация пользователей, удаление/восстановление документов, изменение справочников и пр.

Распределение прав доступа к данным (на уровне групп пользователей), к модулям и функциям системы, что минимизирует возможность несанкционированного доступа к коммерческой информации и устраняет ошибки, связанные с возможностью доступа неуполномоченных сотрудников к операциям над данными.

Эффект от внедрения

Бумажный документооборот заменен на электронный. Сокращены временные и трудовые издержки на согласование авансовых документов.

Прозрачность схемы движения авансовых документов. В каждый момент времени уполномоченный пользователь может получить информацию о местонахождении и статусе любого авансового документа, зарегистрированного в системе.

Уменьшение ошибок и опечаток при заполнении авансовых документов. Применение системы позволило внедрить необходимые ограничения и проверки, которые срабатывают при заполнении документов.

Обеспечено своевременное внесение данных по авансовым отчетам в систему финансового учета. Разработан модуль выгрузки данных, позволяющий передавать информацию для формирования проводок в автоматическом режиме. После внедрения системы сотруднику бухгалтерии нет необходимости вручную вбивать данные, проверять и рассчитывать их. Вся необходимая информация заносится и корректируется в процессе создания и утверждения документов. После того как сотрудник (подотчетное лицо) предоставит бухгалтеру пакет подписанных документов на бумажном носителе, бухгалтер может в системе «принять» авансовый отчет и экспортировать данные по «принятым» авансовым отчетам в систему финансового учета.

Кадровые изменения в компании автоматически отражаются в системе учета авансовых документов. Уволенные, принятые на работу и поменявшие должность или отдел сотрудники DHL автоматически меняют свой статус в системе при синхронизации кадровых справочников (синхронизация с системой учета персонала UMS). Изменение данных по сотрудникам в автоматическом режиме позволяет оперативно актуализировать персональные данные сотрудников для отражения в авансовых документах.

Заказчик системы в лице бухгалтерии DHL получил современный и высокотехнологичный инструмент для обработки авансовой документации компании.